15 tips voor het organiseren van werkdagen

Organisatie helpt je sneller te werken, problemen beter te beheren en gemotiveerd te blijven. Hier zijn 15 tips voor het organiseren van werkdagen:

1. To-dolijst
Het schrijven van een to-dolijst, op papier of digitaal, gedurende vijf tot tien minuten elke ochtend kan helpen om de focus te behouden en de productiviteit te verhogen. Dagelijkse toevoegingen aan de initiële to-dolijst kunnen u helpen gefocust te blijven. Sommige mensen vinden een korte to-dolijst van grotere items intimiderend, dus het opsplitsen ervan kan hen helpen procrastinatie te vermijden.

2. Houd uw werkplek schoon
Besteed elke avond enkele minuten aan het schoonmaken van uw bureau en het verwijderen van onnodige items. Sorteer afval, plaats pennen in een lade of organizer en stapel papieren netjes op. U kunt zelfs uw waterfles vullen om ochtendproblemen te voorkomen. Dit geldt ook voor digitale rommel. Wanneer er veel bestanden en apps op het bureaublad staan, start de computer langzaam op, dus door ze wekelijks op te schonen en updates te downloaden, kunt u crashes en traagheid voorkomen. Dit kan ook helpen om apps en bestanden sneller te vinden, zodat u de volgende dag meteen aan het werk kunt in plaats van op te ruimen.

3. Houd u aan een schema
Sommige mensen werken het beste in de ochtend, anderen ‘s avonds. Ontdek wanneer u het meest productief bent en werk dan. Het kiezen van een schema is cruciaal, maar het handhaven ervan is ook belangrijk. Het creëren van blijvende gewoonten vereist consistentie. Regelmatig zijn met uw routine kan de productiviteit verhogen en uw hersenen helpen actief te zijn.

4. Pauzes nemen
Neem elke twee uur 10-15 minuten de tijd om te strekken en u op iets anders te richten om energiek en gepassioneerd te blijven over uw werk. Als het mogelijk is, eet dan weg van uw bureau om een pauze te nemen van het werk. Onverwachte taken op het werk zijn een andere reden om regelmatig pauze te nemen. Kleine, geplande pauzes gedurende de dag zullen u helpen deze problemen te overwinnen zonder overweldigd te raken.

5. Minder multitasken
Multitasken lijkt de beste manier om dingen gedaan te krijgen, maar dat is niet altijd waar. Multitasken kan zelfs langer duren dan solo werken. Werk vereist enige vorm van multitasking, maar georganiseerd zijn kan u helpen overmatig multitasken te voorkomen.

6. Zoek afleidingen
Afleidingsbeheer is een andere manier om uw werkdag te organiseren. Veelvoorkomende afleidingen zijn e-mails, sms’jes en telefoontjes. Gelukkig kunnen deze afleidingen worden aangepakt. Om gefocust te blijven en niet afgeleid te worden door nieuwe e-mails, plant u bepaalde tijden in om ze te controleren. U kunt een storende telefoon op vliegtuigmodus zetten of in een lade leggen om niet afgeleid te worden door persoonlijke berichten. Ondanks dat u inkomende oproepen niet kunt plannen voor het werk, kunt u succes hebben met het plannen van uitgaande oproepen. Deze methoden kunnen u helpen afleidingen en hun tijdrovende effecten te vermijden.

7. Automatiseer taken waar mogelijk
U kunt veel e-mails versturen of afgeleid worden door iemand die uw handtekening nodig heeft. Om tijd te besparen en afleidingen te verminderen, automatiseert u deze taken met technologie. Bewaar sjablonen voor veelgestuurde e-mails zodat u deze kunt aanpassen en verzenden. Digitale handtekeningsoftware stelt u in staat om met één klik documenten te ondertekenen. Taken automatiseren helpt u zich te concentreren en te organiseren.

8. Orden taken op basis van belangrijkheid
Begin uw dag met uw grootste, meest stressvolle taak in plaats van e-mails te beantwoorden. Dit kan de meeste tijd van uw dag kosten, maar het zal processen versnellen. Beginnen met de grootste taken kan ervoor zorgen dat u de kleinere snel afrondt zonder al uw energie te gebruiken.

9. Plan uw dag per uur
Dit is vooral handig als u veel vergaderingen heeft gedurende de dag. Het plannen van dingen per uur kan uw dag voorspelbaarder maken. Het kan ook de productiviteit verhogen door u eraan te herinneren wat uw taak is wanneer u wordt afgeleid.

10. Stel doelen en beloon uzelf
Het stellen van doelen kan u motiveren om beter te werken. Daag uzelf uit om een dagelijkse to-dolijst te maken om georganiseerd te blijven. Het stellen van professionele doelen kan u helpen geïnteresseerd te blijven in uw werk. Stel doelen om uzelf te belonen wanneer u ze bereikt. Beloningen hoeven niet extravagant te zijn. Ze kunnen zo eenvoudig zijn als het eten van een snack na een grote inspanning. Het stellen en erkennen van doelen helpt u gefocust en betrokken te blijven bij uw werk, dus elke incentive die u stimuleert is gunstig.

11. Plan dagen in “batches” van werk
Sommige mensen slagen erin door hun werkweek en werkdag te organiseren. Als uw baan telefoongesprekken en administratief werk omvat, kunt u op maandag, woensdag en vrijdag telefoontjes beantwoorden en op dinsdag en donderdag aan werkzaamheden werken. Dit helpt u zich te concentreren en de productiviteit te maximaliseren zonder het gevoel te hebben dat u op elk moment van taak moet wisselen. Deze methode werkt goed voor personen die gericht zijn op details en het niet erg vinden om dezelfde taak gedurende uren uit te voeren.

12. Zoek stressfactoren
Velen stellen taken uit vanwege stressfactoren zoals zelftwijfel, perfectionisme of kritiek. Misschien maakt u zich zorgen over negatieve opmerkingen over die terugkerende taak of het missen van die belangrijke deadline. Het achterhalen waar u door gestrest raakt, kan u helpen het te verminderen en moeilijke taken gemakkelijker te maken. Door met uw leidinggevende of team te praten over strategieën om de prestaties en tevredenheid op het werk te verbeteren, kunt u de werkstress verminderen. Het identificeren van stressfactoren op het werk stelt u in staat om ze te overwinnen en uw dag te plannen zonder angst of uitstelgedrag.

13. Plan wekelijks/maandelijks
Een dagelijkse to-dolijst kan u helpen bij dagelijkse activiteiten, maar een bredere lijst aan het begin van elke week of maand kan u helpen uw tijd te beheren om uw doelen te bereiken. Voor een deadline aan het einde van de maand, maakt u wekelijkse doelen om alles op tijd af te krijgen. Stel dagelijkse doelen om de doelen verder op te splitsen. Deze methode breekt een grote taak op in meerdere kleinere taken om langetermijndoelen haalbaarder te maken.

14. Bevorder organisatie met huidige workflows
Uw werkplek kan procedures of hulpmiddelen bevatten om u te helpen organiseren. Veel e-mail-apps bieden een kalender voor planning. Sommige chat-apps bevatten herinneringen om u op koers te houden. Vraag uw collega’s of leidinggevenden hoe zij hun werk organiseren en neem hun methoden over.

15. Balanceer uw schema
Balans helpt bij langetermijnorganisatie. Veel mensen die organisatorische praktijken op het werk proberen, verbranden op omdat ze werk-privébalans opgeven voor korte-termijnproductiviteit. Zonder balans kunt u uw organisatorische gewoonten verliezen. Gelukkig kunnen al deze methoden uw werkplekorganisatie verbeteren.